Jak používat datovou schránku

Stále ještě nevíte, zda je pro vás datová schránka to pravé? Objevují se názory, že datovka (datová schránka) je za trest. Z mého pohledu toto tvrzení přichází od lidí, kteří s ní nemají vůbec žádnou zkušenost (a mají to jen z doslechu – jeden pán povídal…), anebo s ní neumí správně zacházet. Podle mě je to skvělý nástroj, který má spoustu výhod.

Výhody

Ovládání je snadné, zprávy jsou doručeny prakticky ihned a úplně zdarma.

Nemusíte s každým úředním dopisem na poštu nebo přímo osobně na konkrétní úřad, všechno zařídíte z pohodlí domova a klidně i o půlnoci. To ocení hlavně plátci DPH nebo identifikované osoby při podávání pravidelných daňových přiznání.

Podnikatelé, kteří posílají přiznání k dani z příjmů elektronicky (například prostřednictvím datové schránky), mají termín podání prodloužení o jeden měsíc. S tím samozřejmě souvisí i termín pro zaplacení daně. A to se vyplatí. :)

Zřízení

Zřízení je zdarma. Nejjednodušší je zajít na jakoukoliv pobočku Czech POINT, kterou najdete téměř na všech poštách a úřadech. Budete potřebovat jen občanský průkaz a je fajn mít s sebou i vaše IČO. Vše trvá jen pár minut, dostanete Potvrzení žádosti o zřízení datové schránky, kde máte také pokyny, jak postupovat dále.

Obvykle do několika hodin, maximálně do 3 pracovních dní, vám do mailu přijdou instrukce, jak si datovou schránku aktivovat. Pak už jen zvolíte heslo a můžete se přihlásit.

Změna hesla

Dávejte si pozor na to, že každých 90 dní musíte změnit heslo. Ti, co se do datové schránky přihlašují pravidelně (myšleno alespoň 1 x za čtvrtletí), si s tím nemusí dělat starosti, systém je sám upozorní, že je čas na změnu hesla.

Pokud jste si ale datovku zřídili s tím, že ji použijete jednou za rok při podání daňového přiznání, pak je vhodné si hned na začátku nastavit „neomezenou platnost hesla“. Tím povinná změna každých 90 dní odpadá. Nutno ale upozornit, že při neomezené platnosti hesla se snižuje bezpečnost a zvyšuje riziko zneužití.

Notifikace emailem

Pro jistotu si hned po zřízení datovky ověřte, že máte notifikaci na mail nastavenou! Jakmile dostanete novou zprávu, automaticky vám přijde upozornění na váš mail. To je skvělá funkce, protože nemusíte datovou schránku každý den kontrolovat. V mailu ale vidíte jen to, kdo vám zprávu poslal. Rozhodně tedy doporučuji nastavit si „rozšířený obsah“ notifikace, díky kterému zjistíte i předmět zprávy. A hned si povíme, proč je to důležité.

Datum doručení zpráv

Přijatá zpráva je oficiálně doručena v okamžiku přihlášení se do datové schránky. A nezáleží na tom, zda jste zprávu skutečně přečetli. Od tohoto data začíná běžet lhůta pro splnění nějaké vaší povinnosti (například výzva od finančního úřadu). Pokud máte nastavený „rozšířený obsah“ notifikace, pravděpodobně už z mailu zjistíte, o co se jedná, a můžete si spuštění lhůty načasovat podle vašich potřeb. Ale pozor na doručení datové zprávy fikcí!

Doručení datové zprávy fikcí

Tento způsob doručení znamená, že přijatá zpráva je po uběhnutí 10 dnů od dodání do schránky automaticky považována za doručenou bez ohledu na to, zda jste ji četli. Takže odložení spuštění lhůty ano, ale maximálně o deset dnů.

Ukládání zpráv

Měli byste vědět, že přijaté i odeslané zprávy se po 90 dnech automaticky mažou. Nezapomeňte si proto všechny důležité zprávy ukládat do vašeho počítače. A určitě doporučuji ukládat i doručenku, abyste měli potvrzení o odeslání (něco jako podací lístek na poště).

Důležité

Jakmile máte zřízenou datovou schránku, nesmíte už posílat daňová přiznání v papírové podobě. Ale kdo by to dělal, když poslání elektronicky je tak pohodlné. ;)

Uvědomte si, že soukromé zprávy nelze posílat z datové schránky určené pro podnikání a naopak. Řešením je mít datovky dvě (soukromou a pro podnikání).

Závěrem

Vnímáte výhody datové schránky nebo patříte do skupiny odpůrců? Za sebe doporučuji datovku všemi deseti, já sama mám tři (pro firma, OSVČ a soukromou) a bez nich bych se mohla na poštu rovnou přestěhovat. :)

"Specializuji se na účetnictví a daně. Ráda pomáhám začínajícím podnikatelům zorientovat se v povinnostech vůči státu a učím je vést přehledné účetnictví, aby mohli být v klidu, že mají své daně v pořádku a pod kontrolou." Můj příběh si přečtěte zde >> Jsem autorkou eBooku Sám sobě účetním, kde vysvětluji, jak si vést účetnictví snadno a bez stresu.